Ngày nay việc đánh máy, tạo văn bản với Word thì không có gì khó, thế nhưng làm sao để bài viết của bạn được đánh giá chuẩn, gây ấn tượng với người đọc thì thật không dễ dàng chút nào.
Mặc dù hiện nay đã có khá nhiều ứng dụng văn phòng hữu ích đang dần thay thế Word nhưng sử dụng Microsoft Office Word vẫn là lựa chọn ưu tiên khi nhắc đến soạn thảo văn bản. Bài viết dưới đây Michael H. Gertner sẽ bật mí những nguyên tắc sử dụng word một cách chuyên nghiệp, giúp văn bản của bạn được đánh giá cao.
Không sai lỗi chính tả, đánh máy
Khi viết tay hay khi đánh máy việc sai lỗi chính tả sẽ khiến người đọc có cảm giác không thoải mái, nhất là với những người nắm vững chính tả, ít viết sai, gõ sai. Nếu bạn muốn tạo một văn bản chuyên nghiệp thì điều cần chú ý là phải đọc lại văn bản của mình để không bỏ sót lỗi chính tả.
Phạm quy tắc sử dụng dấu câu trong văn bản là một lỗi nhiều người hay mắc phải. Các dấu như hai chấm, dấu chấm, phẩy, các dấu đóng như ngoặc đơn đóng, ngoặc kép dấu nháy đơn phải đi liền với ký tự đứng đằng trước nó, không nên có dấu cách giữa ký tự và dấu. Các ngoặc đơn mở, ngoặc kép mở, dấu nháy kép sẽ đi liền với ký tự ngay sau nó.
Với quy tắc bỏ dấu này sẽ giúp tránh tình trạng dấu bị rớt xuống dòng, đảm bảo sự chuẩn xác của dấu và văn bản chứa dấu câu.
Tập trung vào trọng tâm, đề cao sự đơn giản
Không giống như Excel hay Powerpoint, Word chủ yếu sử dụng làm văn bản. Vì vậy, người dùng cần chú ý tập trung trực tiếp vào chủ đề, các ý trọng tâm của bải. Có thể sử dụng các đoạn dẫn dắt nhưng không nên quá lan man và dài.
Giảm tối đa các đoạn bị ngắt quãng, các câu không liên quan. Sử dụng những từ ngữ chặt chẽ, xúc tích vừa diễn tả được tối đa nội dung vừa ngắn gọn dễ hiểu. Tuy đơn giản nhưng đây là một trong những quy tắc quan trọng nhất trong soạn thảo văn bản.
Lựa chọn phông chữ phù hợp khi sử dụng Word
Khi trình bày văn bản, điều tạo ấn tượng với người đọc không phải nội dung mà chính là phông chữ. Chọn được phông chữ phù hợp với ngữ cảnh nội dung bạn đang trình bày sẽ là điểm cộng rất lớn giúp bài viết của bạn được đánh giá cao trong mắt mọi người.
Có rất nhiều phông chữ trong Word, ở mỗi phông chữ lại có ý nghĩa khác nhau. Vì vậy khi chọn phông chữ để sử dụng word bạn cần lưu ý có những loại phù hợp chỉ hiển thị tốt khi in ra giấy (Garamond, Georgia,Hoefler Text,…) và những loại phù hợp với thiết bị kỹ thuật số (Gill Sans, Arial, Helvetica,…)
Chèn hình ảnh khi sử dụng Word
Một đoạn văn bản quá dài sẽ khiến người đọc cảm thấy rối mắt và khó tiếp thu. Vậy nên để giúp bài viết của bạn được hấp dẫn và sinh động hơn bạn có thể thêm vào một số hình ảnh minh họa để giúp người đọc dễ hình dung được nội dung bạn muốn diễn tả.
Khi thêm hình ảnh bạn nên sử dụng những hình ảnh kích thước vừa phải, nên đặt chúng ở giữa bài và kèm chú thích bên dưới. Điều này sẽ giúp bạn trình bày đẹp hơn, lại không bị loạn, các hình ảnh và text hỗ trợ nhau. Tuy nhiên bạn cũng không nên lạm dụng quá sẽ bị phản tác dụng đấy.
Chia nhỏ văn bản
Với những bài luận văn, bài báo hoặc bài báo cáo, chuyên đề của doanh nghiệp thì số lượng chữ rất nhiều, có thể vài chục hoặc vài trăm trang. Đối với những văn bản này nếu chúng ta không chia thành từng mục riêng và đặt tiêu đề cho từng mục thì người đọc khó hiểu hết được nội dung của văn bản.
Đố với những loại văn bản như vậy, có thể chia thành những mục lớn sau đó là các chỉ mục nhỏ bên trong. Nếu cần thiết có thể tạo thêm phần mục lục ở đầu bài hoặc cuối bài để dễ dàng tìm kiếm và quản lý những gì ta đã viết ra.
Chọn kích thước chữ và căn lề đúng chuẩn
Ngoài việc lựa chọn kiểu chữ và kích thước thì hình thức trình bày văn bản cũng vô cùng quan trọng, điều này giúp mọi người đánh giá được sự tỉ mỉ, tính chuyên nghiệp trong văn bản của bạn. Theo mặc định, các tài liệu sẽ được in ra với chuẩn khổ giấy A4 (kích thước 210mm x 297mm) đó cũng chính là kích thước mặc định cho mỗi lần in.
Tuy nhiên trong vài trường hợp, khoảng cách lề và cách trình bày mặc định sẽ được thay đổi để phù hợp với tiêu chí người sử dụng. Lúc này tùy vào mục đích mà ta sẽ xử lý và lựa chọn khoảng cách lề mới cho phù hợp.
Trên đây chuyên mục Kiến thức Michael H. Gertner đã chỉ ra các thao tác cơ bản mà bạn có thể thực hiện dễ dàng khi mới tập làm quen sử dụng word. Sau khi đã thành thạo thì bạn có thể tìm hiểu thêm các tính năng nâng cao để xuất bản một tài liệu thật khoa học và đẹp mắt nhé!
